紙マニフェストを利用していれば、行政報告が必要？！

紙マニフェストを使って産業廃棄物を管理していれば、発行枚数が少なくても行政報告の義務があります。
しかしこの報告、実は電子マニフェストに切り替えるだけで不要になるのをご存じでしょうか？本記事では、紙マニフェスト利用時に発生する業務やその手間、行政報告の背景・必要性、そして電子マニフェスト導入によるメリットまでをわかりやすく解説します。
「数枚だから大したことない」と思っている方こそ、一度見直す価値がある内容です。

１．紙マニフェストには「行政報告」の義務があります

行政報告（産業廃棄物管理票交付等状況報告書）とは

紙マニフェストを交付している排出事業者は、毎年6月30日までに、前年度1年間のマニフェスト交付状況について、「産業廃棄物管理票交付等状況報告書」を作成し、行政に報告する義務があります。これは、産業廃棄物の不法投棄を防止し、適正な処理がされているかを把握するために行われます。産業廃棄物管理票交付等状況報告書の提出様式や提出先は各都道府県や自治体によって異なるため、あらかじめ確認しておく必要があります。

産業廃棄物管理票交付等状況報告書に記載する内容

産業廃棄物管理票交付等状況報告書では、廃棄した品目ごと、委託した収集運搬業者、処分業者ごとに排出量とマニフェストの交付枚数を集計し、所定の報告書様式に記載していく必要があります。数枚であれば少し確認すれば報告書の作成が可能ですが、数十枚の規模かつ複数の処理業者へ委託している場合、集計に一定の工数がかかります。

行政報告しないとどうなる？

行政報告を怠ると、以下のようなリスクが生じます。

• 法令違反として監査・是正指導の対象
• 悪質な場合は行政処分や社名公表の可能性
• 取引先からの信用低下リスク

「数枚しか発行していないから」「今まで行政報告をしてこなかった」は理由にならず、1枚でも紙マニフェストを発行すれば報告の義務が発生します。特に、廃棄物のことは現場に任せている管理者の方や新たに廃棄物の担当になられた方の中には、「うちはできているはず」という思い込みや、「報告が必要なんて引継ぎの時には言われなかった」というかたちで、法令違反を犯してしまう可能性もございます。改めて、産業廃棄物管理票交付等状況報告書の提出ができているか確認することをおすすめします。

２．数枚のために毎年わざわざ行政報告・・・本当に必要？

「うちは年間に数枚しか紙マニフェストを発行していないから、大した負担じゃない」と思っていませんか？しかし実際には、1枚だけでも発行すれば、その裏で発生する作業は意外と多く、手間も時間もかかるのが実情です。普段の業務に紛れて見過ごしがちですが、見直してみると毎年・毎回同じ作業を繰り返している非効率さに気づくかもしれません。

紙マニフェストの日常的に発生する業務は？

紙マニフェストを利用する場合、1枚でも発行すれば、以下のような業務が発生します。

• マニフェストの作成
  
• A票、B2票、D票、E票の返却確認・保管
• 5年分のマニフェストの保管
• データの集計（Excel等に転記）
• 報告書の作成（年に1回）

加えて、マニフェストには返却期限があります。その期限を過ぎないような管理も手作業で行っている場合は、見落としのリスクがあり意外と神経を使う業務です。また、企業によっては年次報告や内部管理のために、マニフェスト情報をExcelなどに転記・集計しておく必要があります。マニフェスト1枚ごとに手入力する作業は、件数が少なくても積み重なると負担になります。

日々の定常業務になると、このような業務の手間に気づきにくいですが、実は紙のマニフェストの利用は思っている以上に、時間と工数のかかる運用です。

数枚のマニフェストでも行政報告は＂義務＂

紙マニフェストを年間数枚しか発行しない場合でも、小規模事業者であっても、行政報告は例外にはなりません。わずかな件数のために毎年煩雑な作業を繰り返すのは非効率に感じる担当者の方も多いのではないでしょうか。実は「産業廃棄物管理票交付等状況報告書の提出を不要にできる」方法があります。

３．行政報告を不要にする電子マニフェスト

電子マニフェストを利用した場合、行政報告（産業廃棄物管理票交付等状況報告書）の提出が不要になります。現在では広く利用されている電子マニフェストですが、実際に導入の検討をするまではどのような仕様か調べる機会も少ないのではないでしょうか。改めて、電子マニフェストについて紹介します。

電子マニフェストとは？

電子マニフェストは、紙ではなくオンラインでマニフェストを管理・運用できるシステムです。公益財団法人　日本産業廃棄物処理復興センターが運営を行うシステム（JWNET）へアカウントを登録し、マニフェストの登録を行っていきます。また、紙マニフェストでは処理業者からの伝票返却を待って確認・保管する必要がありますが、電子マニフェストでは処理状況がシステム上で報告されるため、物理的な伝票のやり取りは不要です。進捗が見える化され、期限管理もスムーズになるのが大きなメリットです。

電子マニフェストに切り替えるメリット

電子マニフェストに切り替えることで、以下のようなメリットがあります。

• マニフェストの手書き入力が不要
• 紙の保管・転記作業が不要
• 情報の検索・共有がスピーディ
• 報告ミス・記入漏れのリスク軽減
• 行政報告（産業廃棄物管理票交付等状況報告書）の不要

なぜ行政報告が不要になるのか

そもそも産業廃棄物管理票交付等状況報告書は、行政が廃棄物が適正に処理されているか監督するためや排出量や処理量の統計を把握するための制度です。電子マニフェストでは、JWNETに記録された情報を行政がオンラインで閲覧・集計できるため産業廃棄物管理票交付等状況報告書の提出が不要になるということです。

電子マニフェストを使えば、紙のような行政報告の手間がなくなるだけでなく、マニフェストの返却管理やデータ集計など、日々の業務負担も大きく軽減できます。ただし実際のところ、「使い方がわかりづらい」「システム的なサポートが不安」といった声も少なくありません。業務効率化にはつながる一方で、運用のしづらさを感じて導入をためらうケースもあるのが実情です。
そこで当社では、電子マニフェストを“だれでも・簡単に”運用できる専用システムをご提供しています。入力作業の簡略化、報告用データの自動集計など、排出事業者の立場に立った支援が可能です。

「まずは電子マニフェストのことをもっと知りたい」や「現状の課題について何が最適か相談したい」などありましたら、ぜひお気軽にお問い合わせください。

担当者が、業務フローや件数に応じて最適な活用方法をご案内いたします。