属人化からの脱却。廃棄物管理業務を「見える化」し、誰でも対応できる仕組みに

廃棄物管理は、回収日の調整から法対応、契約手続き、マニフェストの処理など業務が多岐にわたり、どうしても「詳しい人に任せる」運用になりがちです。しかしその反面、特定の担当者に依存した体制では、担当者の異動や退職が発生した場合、慌てて次の担当者に引継ぎがなければなりません。「今は問題なく回っているから大丈夫」と思っていても、いざ引継ぎとなると資料がなかったり、必要な情報にアクセスできなかったりと、スムーズな引継ぎが難しいケースも少なくありません。そこで今回は、廃棄物管理の属人化から脱却し、誰でも対応できる体制を整えるために必要なステップをご紹介します。

１．廃棄物管理の情報整理

属人化脱却の前に、自社の廃棄物情報はどの程度整理できていますか？今の担当者がいなくなると、廃棄物の処理をどうすればいいか困る状況でしょうか。もしくは、マニュアルをしっかり作成し誰が担当になっても問題なく運用できる状況でしょうか。廃棄物管理の現場の声を聴いていると、前者のケースが比較的多い傾向にあります。廃棄物は費用が掛かるだけで、利益が出ないものです。そのため、廃棄物管理の体制変更に手を加えるのは後回しになりがちです。まずは、自社の廃棄物管理状況がどのレベルまで整理できているのかを把握することから始めましょう。

情報の棚卸し

廃棄物管理では、処理業者ごとの契約内容、回収日の調整方法、各種データの集計など多くの情報が関係します。そのような情報が、「担当者の頭の中」にしかなかったり、情報が整理されていない場合は、引継ぎ時に大きな混乱を招きかねません。まずは、現在の業務を洗い出す必要があります。廃棄物情報を整理する上で、下記内容を元に進めていくことで、管理状況の大枠を整理することができます。

• 契約情報：誰と・何を・どう処理するかが明文化されているか
• 品目情報：自社から排出される廃棄物の品目を確認
• マニフェスト情報：紙or電子マニフェストの管理・運用状況の確認
• 法令遵守・監査対応：内部監査や行政報告の対応記録などの確認

これらの情報を洗い出したあとは、誰でも廃棄物管理業務が行えるようにマニュアルを作成しましょう。

２．廃棄物情報の見える化

見える化とは「誰が見ても分かる」状態にすること

棚卸によって契約書・品目・マニフェスト・法令対応といった廃棄物管理の情報を整理できたら、次のステップは情報の「見える化」です。ここでいう「見える化」とは、担当者がいなくても他の人が状況を把握し、対応できるようになることです。つまり、属人化を防ぎ、業務の標準化へとつなげるための必要なプロセスになります。

・業務マニュアルの作成　（誰でも同じように作業できる）

マニフェストの発行や処理業者への連絡など、廃棄物管理に関わる業務は、日々繰り返し発生するルーティン業務でありながら、正確性が重要です。まず現在の日常業務をひとつひとつ洗い出し、「いつ」「誰が」「何をするか」を明確にしたマニュアルを作成しましょう。その人しかできない作業をなくし、誰でもできる状態にすることがポイントです。

・情報共有の「型」をつくる（誰でも迷わずに必要な情報にアクセスできる）

情報が整理されずに保管されている状態では、「どこに必要なものが保管されているのか分からない」といった無駄な時間が日常的に発生します。そこで重要になるのが、「どこに」「何が」あるのかを共通ルールとして明文化することです。ファイルの保管場所や命名規則などをあらかじめ定めておくことで、誰でも迷わずに必要な情報にたどり着けるようになります。このように、情報共有の「型」をつくることで、業務の属人化を防ぎ、現場の運用も効率化されます。

属人化の問題は、「手順が分からないこと」だけでなく、「情報がどこにあるか分からないこと」にもあります。だからこそ、マニュアルの作成だけでなく情報を共有する型をつくることも重要になります。

３．わかっているけど進まない、だから「システム」で乗り越える

やった方がいいのは分かっていても、難しい

ここまで読んでいただき、「確かにやった方がいいけど、現実的には難しい・・・」と感じる方も多いのではないでしょうか。実際に、以下のような課題を抱えている企業もいらっしゃいます。

• マニュアル化したくても何から手を付ければいいかわからない
• 日々の業務が忙しく、時間が取れない
• 自分のやり方が「正しい」とは限らないので不安

こうした状況では、標準化に相当な工数や社内調整が必要となり「結局、今のままでいいか」と属人化が続いてしまうケースも少なくありません。だからこそ「システムを使って仕組み化する」ことが現実的になります。

システムを使って「仕組み化」する

このような背景から、属人化から脱却するためには、システムの導入が現実的です。弊社が扱う管理システム（エコロジネットプラス）を導入いただくことで、

• 取引のある業者を品目ごとに一覧で確認
• 契約書や許可証の管理が可能
• 視覚的に誰でも簡単に電子マニフェストの登録が可能
• 廃棄物情報（廃棄物排出量、Co2排出量等）を一元管理
• 現地確認の報告書の保管

といったかたちで、「情報の整理」から「見える化」そして廃棄物管理業務の標準化まで一貫して支援が可能です。
★システムの紹介記事はコチラ！

廃棄物管理を属人化のままにしておくと、何かあった時に混乱が生じます。だからこそ、現状を知っている担当者がいる間に、「誰でも対応できる仕組みにしておく」ことが重要です。弊社では、その第一歩となる情報整理から運用サポートまで一貫してご支援が可能です。属人化から脱却し、業務を標準化したい企業さまは、ぜひお気軽にご相談ください。